近年、デジタル化が急速に進む中、多くの企業では依然として手書き書類が使用されています。
見積書や請求書など、自社では解決できない事情で、手書きを避けられない場合も少なくありません。
また、過去に手書き文字のデジタル化を試みたときに、読み取り精度の低さから手書きを続けているケースもあるでしょう。
しかし、最新のAI-OCR技術により手書き文字の高精度なデータ化が可能となりました。
この記事では、手書き文字をデータ化する方法として、無料および有料のAI-OCRツールの紹介と活用法を詳しく解説します。
手書き文字のデータ化とは？
手書き文字のデータ化とは、紙の文書や画像から手書き文字を読み取り、テキストデータとして保存することを意味します。
手書き文字をデータ化することで、情報の検索や共有が容易になり、業務の効率化を進めやすくなります。
従来は手書き文字をデータ化する方法として、手動入力が一般的であったため、結果的に時間と労力がかかり、ミスが発生しやすいという課題がありました。
しかし、最新のOCR技術を活用することで、手書き文字を高精度で自動認識し、迅速かつ正確にデータ化できるようになりました。
さらに、OCRにAIを組み合わせたAI-OCR技術は、手書き文字や統一されていない複雑なレイアウトにも対応できるため、多くの企業でのペーパーレス化や業務効率化の推進に貢献しています。
手書きの文字をデータ化する方法
手書きの文字をデータ化するには、AI-OCRの活用や入力段階からのデジタル化を進めるなど、さまざまな方法があります。
たとえば、既存の書類の手書き文字をデータ化する場合、AI-OCRを使えば書類をスキャンするだけで自動的にテキストデータに変換できます。
また、今後新しく作成する情報については、手書き作業をタブレットなどの入力端末を活用すれば、デジタルデータへの変換作業を省けるため、さらに効率化を進めやすくなるでしょう。
このように、AI-OCRとデジタル技術を組み合わせることで、さらなる業務の効率化と正確性の向上が期待できます。
OCR技術の進化
OCR技術はこの数年で大きく進化しました。
以前は手書き文字の認識が難しく、正確に読み取れないことがありましたが、最新のOCR技術では読み取り精度が大幅に改善されています。
特にAIを組み込んだAI-OCR技術の登場により、手書き文字や複雑なレイアウトも高精度で認識可能となりました。
AI-OCRを活用することで、手書き文字のデジタル化が迅速かつ正確に進められるため、AI-OCRを導入している企業は業務効率が飛躍的に向上しています。
従来のOCRの課題を解決するAI-OCRの誕生
従来のOCR技術では、手書き文字やフォーマットが統一されていない文書や複雑なレイアウト、低品質のスキャン画像などに対応するのが難しく、正確なデジタル化が困難でした。
そして結果的に手動での入力や修正が必要となり、業務効率が向上しないケースが多く見られました。
しかし、AI-OCR技術の飛躍的な進化により、これらの課題が克服されつつあります。
AI-OCRは手書き文字や不統一なレイアウト、低品質のスキャン画像にも高精度で対応できるため、修正の必要性が大幅に減少し、業務効率が劇的に向上しました。
AI-OCRで手書き文字をデータ化するメリット
AI-OCRを使って手書き文字をデータ化するメリットは多岐にわたります。
たとえば、手書き文字をデジタルデータに変換することで、大量の書類を効率的に管理できるので、情報の検索や編集が簡単になります。
また、他のシステムと連携させればデータの集計や分析を自動化できるので、より迅速で正確な意思決定をしやすくなるでしょう。
その他にも、ペーパーレス化や保管スペースの削減、ファイル管理業務の効率化など業務によってさまざまなメリットを得られます。
このように、AI-OCRで手書き文字をデータ化するとデータの品質が向上し、ビジネスプロセス全体が効率化されるので、AI-OCRの導入は、企業や組織にとって競争力を高める重要な手段になるでしょう。
- 大量の書類をデジタル化できる
- 情報の検索・編集効率が上がる
- ペーパーレス化の推進
- 保管スペースの削減
- ファイル管理業務の効率化
- デジタルデータのセキュリティの向上
- ヒューマンエラーの削減
- バックアップの効率化
手書き文字をデータ化するときの課題と解決策
手書き文字をデータ化するときの主な課題は、認識精度とコストです。
認識精度が低いと誤字や脱字が多発し、手書き文字の正確なデジタル化が困難になります。
AI-OCRは手書き文字もデータ化できますが、ツールによって精度に差があります。
AI-OCRの導入を検討するときは高い認識精度があり、手書き文字や複雑なレイアウトも正確にデジタル化できるツールを選びましょう。
一部のAI-OCRツールは認識精度が低く、データの活用が難しくなる場合があります。
認識精度が高く、既存のシステムの連携できるツールを選ぶことで、デジタル化を加速させて業務の効率化とコスト削減を実現できるでしょう。
手書き文字の読み取り精度の上げる３つのポイント
AI-OCRの読み取り精度を向上させる方法はいくつかありますが、ここでは3つのポイントに絞って解説します。
AI-OCRを導入するときやツールの見直しを検討するときは下記のポイントを確認しましょう。
- 高性能なAI-OCRを導入する
- 文書のスキャン品質を向上させる
- 業務に合ったAI-OCRを選ぶ
高性能なAI-OCRを導入する
高性能なAI-OCRの導入は業務効率を大幅に向上させます。
性能の高いAI-OCRツールを使用することで読み取り時の誤字や脱字が減り、手間やストレスも軽減できます。
さらに、最新のAI技術を採用したツールは、異なるフォーマットや多言語にも柔軟に対応できるので、さらなる精度の向上が期待できるでしょう。
文書管理やデータ入力の効率化を図り、業務全体の生産性を上げるために、高性能なAI-OCRを導入することをおすすめします。
文書のスキャン品質を向上させる
文書のスキャン品質を向上させるために、解像度の高いスキャナーを使用しましょう。
解像度が高いスキャナーを使用すれば、細部まで鮮明にスキャンできるため、文字認識の精度が向上します。
また、書類が歪んでいたり影が入っていたりすると、読み取りの誤差が発生しやすくなるので、書類を正しく配置した上でスキャンしましょう。
そして、スキャナーのソフトウェアは定期的にアップデートし、常に最新の状態を保つことが大切です。
最新のソフトウェアは機能の向上やバグの修正が施されるので、より正確にスキャンできるようになります。
これらの対策を実践すれば文書のスキャン品質が向上し、業務全体の効率化と生産性の向上が期待できます。
業務に合ったAI-OCRツールを選ぶ
AI-OCRのツールは多岐にわたり、それぞれに強みと弱みがあります。
AI-OCRの特性を理解し、業務に合ったAI-OCRを選ぶことが大切です。
たとえば、異なるフォーマットの請求書を扱う経理部門では、それらをまとめてスキャンしてデータ化できる機能が必要でしょう。
そのほか、手書きメモが多い医療期間では手書き文字をできる限り正確に読み取り、データを集計できると機能もそなわっていると利便性が上がります。
さらに、定期的なソフトウェアのアップデートやカスタマイズ可能なツールを選ぶことも、長期的なパフォーマンス維持に役立ちます。
それぞれのAI-OCRの特性を把握し、自社のニーズに最適なものを選ぶことで、読み取り精度を最大限に引き上げ、業務効率を向上させましょう。
AI-OCRのコストを削減する方法
AI-OCRのコストを削減する方法として、次の4つのポイントを紹介します。
次に紹介するポイントを押さえれば、初期投資を抑えつつ、高性能な文字認識ツールを導入できるでしょう。
- クラウド形のAI-OCRサービスを活用する
- 利用頻度や機能を考慮した最適なプランを利用する
- 無料のトライアルを活用して導入前に効果検証する
- 使いやすいインターフェースのツールを選ぶ
まず、一つ目のポイントはクラウド型のAI-OCRサービスを選ぶことです。
クラウド型サービスは無料で利用できるものや、月額費用のみで初期費用がかからないサービスが多いため、コストを抑えやすくなります。
次に、利用頻度や必要な機能を考慮して最適なプランを選ぶことです。
多くのAI-OCRサービスは複数のプランを提供しており、利用回数や機能に応じて料金が変動します。自社のニーズに合ったプランを選ぶことで、無駄なコストを抑えられます。
そして、無料のトライアルサービスを活用することも大切です。
AI-OCRは素晴らしい技術ですが、業務内容によっては適さないツールもあります。事前にサービスを試すことで、自社に合うかどうか、また費用対効果が期待できるかを見極めやすくなるでしょう。
最後に紹介するコストを削減するポイントは、シンプルで使いやすいインターフェースを持つツールを選ぶことです。
たとえば、簡単な操作で高精度な文字起こしが可能なツールは、研修コストや操作ミスによる時間ロスを減らせるので、業務の効率化とコスト削減につながります。
これらの4つのポイントを押さえてAI-OCRを導入すれば、コストパフォーマンスを最大化できます。
業務に最適なツールを選び、効率的なデジタル化を進めましょう。
手書き文字をデータ化できる無料のAI-OCRツール3選
手書き文字をデータ化できる無料のAI-OCRツールとして、特におすすめな3つのツールを紹介します。
今回紹介するツールは既に多くの企業で取り入れられており、使いやすさと高い認識精度が評価されています。
これらのツールは無料で利用できるため、初期投資を抑えながらデジタル化を進められるでしょう。
それぞれの特色を紹介するので、自社にあったツールを活用してみてください。
Google Drive
Google Driveは手書き文字をデータ化するためのAI-OCRツールの中でも特に使いやすく、汎用性があります。
Google DriveのOCR機能は、PDFファイルや画像ファイルをGoogleドキュメント形式に変換し、編集可能なテキストデータ化できます。
使い方は簡単で、Google Driveにデータ化したいファイルをアップロードし、Googleドキュメントで開くだけです。この手軽さが、多くの企業で採用される理由の一つです。
また、Google DriveのOCR機能は多言語に対応しており、日本語の認識精度も優れています。漢字やカタカナ、ひらがなの認識が向上しており、手書き文字でも正確に読み取れます。
そして、Googleの強力なセキュリティ基準により、アップロードされたファイルのプライバシーも保護される点もGoogleならではの強みでしょう。
Google Driveを活用すれば、保存スペースを削減でき、検索機能を活用すれば必要な情報を素早く見つけられるので、コスト削減と業務効率化を期待できます。
Google Driveは、コストをかけずに高性能なOCR機能を利用したい企業や個人にとって、非常に有用なツールのひとつです。
Google Keep
Google Keepは手書き文字をデータ化するための便利なAI-OCRツールです。
Google Keepはメモやリストの管理に特化しており、スマートフォンやタブレットで手書き文字を撮影し、その文字をデジタルテキストに変換できます。
使い方はシンプルで、メモを撮影して「テキストとして保存」を選ぶだけで、手書き文字がデジタル化されます。
Google DriveはPDFや画像ファイル全体のテキスト化に強く、大量の文書管理に向いているのに対して、Google Keepは個々のメモを簡単に検索、編集、共有するのに適しており、クラウドベースでデータを同期できるため、どこからでもアクセスが可能です。
Google Keepは多言語に対応しており、日本語の認識精度も高いため、日本語の手書きメモも正確にデジタル化できます。この機能はビジネスシーンでのメモ管理や会議記録として活用されることが多く、多くの企業で導入されています。
Microsoft OneNote
Microsoft OneNoteは手書き文字をデータ化するためのAI-OCR機能を備えたツールです。
Microsoft OneNoteは、メモやノートの管理に特化しており、特にMicrosoft製品との連携に向いています。
使い方もシンプルで、手書きのメモや画像を取り込んでテキストとして保存するだけです。
複数ページにわたる文書でも簡単にテキストデータを抽出できるため、長文のノートや会議記録のデジタル化などに最適です。
MicrosoftOneNoteのOCR機能も多言語に対応しており、日本語の手書き文字も高精度で認識できます。
また、デジタル化したテキストをOutlookやWordなどの他のMicrosoftアプリに簡単に貼り付けられるため、Microsoftのサービスを使っている場合は、より業務の効率化を図りやすいでしょう。
Microsoft OneNoteはクラウドベースでデータが同期されるため、どこからでもアクセスでき、メモやノートの管理が一層便利になります。
Microsoft OneNoteはこちらからアクセスできます。
読み取り精度を上げて業務効率の改善を目指すなら
無料のAI-OCRツールは便利ですが、ビジネスの効率化を目指す場合は、有料ツールの活用も検討する価値があります。
無料ツールでも基本的な機能は提供されていますが、認識精度や対応できるフォーマットの種類に限界があります。
一方、有料ツールはより高度な機能とサポートを提供し、業務全体の効率化に貢献します。
特に読み取り精度の高さやカスタマイズ性、セキュリティの強化などが有料ツールの大きなメリットです。
また、無料ツールでは対応しきれない複雑なレイアウトや手書き文字も、有料ツールなら正確にデジタル化できます。
有料ツールは企業のニーズに合わせたカスタマイズが可能であり、専門的なサポートも受けられます。
そのため、読み取り精度向上と業務の効率化を実現しやすくなります。
無料ツールを活用して限界を感じた場合や「もっと簡単に操作したい」「より作業を簡略化したい」と感じたときは有料ツールの導入も検討しましょう。
AI-OCRの機能を最大化する「ポチっとカンタン文字起こしカンタン仕分け」
AI-OCRの特性を最大限に活かして、さらに業務効率化できるツールが「ポチっとカンタン文字起こしカンタン仕分け」です。
このサービスの特徴は１つのアクションだけで文字起こしからフォルダ保存・フォルダ仕分けまでできることです。
たとえば、PDFファイルを所定のフォルダに保存したり、手書きの文書をスキャンしたりするだけで、取引先や帳票別に自動でフォルダ分けができます。
一般的なAI-OCRツールは手書き文字をデジタル化するだけで、その後の仕分けは手動で行う必要があります。
しかし「ポチっとカンタン文字起こしカンタン仕分け」は、帳票を保存もしくはスキャンするだけで自動的に文字起こしと仕分けでき、多様な帳票形式にも対応しています。
無料のAI-OCRツールでは見積書、請求書、在庫チェック表、バイタルチェック表など、それぞれの帳票を別々にスキャンする必要があるので、扱う帳票が多いほど手間がかかります。
その一方で「ポチっとカンタン文字起こし」はバラバラな帳票を一括でスキャンしても、AIが自動的に各帳票の種類を判別して、指定したフォルダに仕分けできるので、仕分けの手間がなくなります。
また、このツールは電子帳簿保存法にも対応しており、必要なデータを自動取得し、自動で専用システムに登録するソフトを導入することもできます。
「ポチっとカンタン文字起こし」は、無料のAI-OCRツールでは実現できない高精度の文字認識と圧倒的な業務効率化を実現できるので、コストパフォーマンスにも優れています。
手書き文字のデータ化に成功した導入事例
今回紹介する事例は、医療系の業務をAI-OCRで効率化した方法です。
ある医療機関では、毎日患者さんの体温や血圧などバイタル情報を手書きでメモし、それを集計する作業に時間がかかっていることが課題でした。
この課題を解決した方法が、バイタルチェック表をスキャンするだけで仕分けと既存のシステムに一括で登録する方法です。
「ポチっとカンタン文字起こしカンタン仕分け」を導入し、図のような流れで手書きメモの集計と仕分けを自動化することで、月間の作業時間を約84％作業時間を削減できました。
AI-OCRで手書き文字をデータ化して業務を効率化
AI-OCR技術を活用すれば、手書き文字のデータ化と業務の効率化を実現できます。
手書き文字や手作業の多さに悩んでいる場合は、AI-OCRを活用することで入力や仕分けの手間を大幅に削減し、精度の高いデジタルデータを迅速に作成できるでしょう。
特に「ポチっとカンタン文字起こしカンタン仕分け」は、手書き文字の認識精度が高く、さまざまな帳票形式に対応しているため、多くの企業に導入されています。
このツールを利用すれば、請求書や在庫チェック表、手書きメモなどのデータを簡単にデジタル化でき、業務の効率化と生産性の向上が期待できます。
当社ではAI-OCR以外にもクラウドサービスのカスタマイズやITツールの選定も行っているため、各企業に合わせたシステムの提案・構築が可能です。
お客さまにAI-OCRやDXの効果を実感していただくために、AI-OCR無料キャンペーンを実施しています。
AI-OCRを導入する前に効果を確認したい方は、お気軽にお問い合わせください。
