AI-OCRは業務の効率化に欠かせないツールです。
しかし、いざ導入しても「使えない」「使いこなせない」と感じている方もいるのではないでしょうか？
AI-OCRは業務の効率化を目指す企業にとって必要不可欠なツールですが、なぜ「使えない」と感じるのか、その原因と解決策を解説します。
「AI-OCRは使えない」と感じている方は、この記事を参考に運用方法を見直して、使えるツールに変えていきましょう。
AI-OCRとは何か？
AI-OCRとはAIで文字起こしをして、さまざまな事務作業を自動化・無人化できるプログラムです。
現在ではこの技術を使って、画像データから文字を読み取り、編集可能なテキストデータへ変換したり、読み取ったデータを処理したりするシステムとして活用されるようになりました。
従来のOCRも画像データを読み取って保存できるため、ペーパーレス化や業務効率化に貢献してきました。
しかし、この技術にAIが組み合わさることで、手書きの文字やフォーマットがない文書も認識できるようになるなど、飛躍的に読み取り精度が向上し、人材不足の解消や事務処理の簡素化に役立てられています。
AI-OCRを導入するメリット
AI-OCRを導入すれば企業は大量の文書をデジタル化できるようになります。
この技術は手書きの文字や複雑なフォーマットを含む文書の読み取りもできるので、文書管理業務を効率化できるでしょう。
AI-OCRを活用すればデータ入力の時間を削減し、情報の検索と共有も容易になります。
AI-OCRはペーパーレス化を推進し、業務効率化を実現するための鍵となる技術ともいえるでしょう。
ペーパーレス化できる
AI-OCR技術を導入すれば、企業はペーパーレス化を実現しやすくなります。AI-OCRにより、紙の文書を高速でデジタルフォーマットに変換し、パソコンやクラウド上に保存したり処理したりできるようになります。
たとえば、請求書や契約書などの日常的に扱う大量の書類をスキャンし、テキストデータとしてエクセルや会計ソフトのデータベースに統合することもできます。
また物理的なファイリングスペースを削減できるので、空いたスペースを有効活用できるだけではなく、文書の検索と共有が迅速かつ容易になるでしょう。
AI-OCRを活用したペーパーレス化は、コスト削減と業務効率の向上を同時に実現できます。
業務の効率化が進む
AI-OCRは業務の効率化にも貢献します。
AI-OCRは時間を要する文書管理の作業を自動化し、データ入力の誤りを減らす効果や検索性を上げる効果があります。
たとえば、従業員が手書きの日報をスキャンし、AI-OCRによってデータを解析してシステムに入力すれば、データ処理時間を大幅に短縮できるでしょう。
このような業務にAI-OCRを導入すれば、従業員はルーチンワークから解放され、より戦略的な業務に集中できるようになります。
そのほかにも、契約書類などを電子保存すれば、契約書類のファイリングの手間を省くことができ、過去の契約内容の確認もしやすくなるなど、事務処理も大幅に削減できるでしょう。
AC-OCRを活用して業務を効率化すれば、結果的に企業全体の生産性の向上も期待できます。
クラウドを活用した情報共有を実現
AI-OCRはクラウドサービスとの相性がよいツールです。読み取った情報をクラウド上に保存すれば、情報共有が劇的に改善されるでしょう。
文書をデジタル形式で保存し、クラウド上でアクセスできるようにすると、どこからでも必要な情報に迅速にアクセスできます。
たとえば、営業スタッフが外出中のときに、クラウド上で最新の契約書や顧客情報にアクセスできるので、商談がスムーズになるでしょう。
そのほかにも、複数の地域に拠点を持つ企業では、オフィス間で文書を共有できるので、チームのコミュニケーションや意思決定がスムーズになります。
AI-OCRとクラウドを活用すれば、スムーズに情報にアクセスでき、企業の効率を飛躍的に向上させます。これにより、迅速なレスポンスが期待でき、プロジェクトの進行や顧客サービスを改善できるでしょう。
「AI-OCRが使えない」と感じる主な理由
AI-OCR技術が広く普及する一方で、いくつかの課題も浮き彫りになっています。
AI-OCRが使えないと感じられている主な理由としては、読み取り精度の甘さが挙げられます。
AI-OCRの種類によっては、手書き文字の癖や複雑なレイアウトの書類が読み取りにくいと言われています。
また、新しいシステムに慣れず手間がかかってしまい、従来のやり方よりも効率が悪いと感じられるケースもあるでしょう。
さらに、高いコストと既存のシステムとの互換性の問題も、AI-OCRが「使えない」と感じさせる要因となっています。
読み取り精度が低い
AI-OCRの読み取り精度（識字率）が低いと言われる主な原因は、手書きの文字や複雑なフォーマットを読み取ろうとしたときに、誤って認識されてしまうことです。
AI-OCRは基本的に手書きの文字でも読み取れます。しかし、手書きであるがゆえに筆圧や癖、行書など読み取る文字のバリエーションが大きいため、精度に一貫性が欠ける場合があります。
ただし、すべてのAI-OCRで起こることではありません。特定のシステムやアプリで、誤読が発生しやすく、データの信頼性に影響を与える場合があるので、企業に合ったシステムを導入することが大切です。
識字率の問題はまた完全な解決には至っていませんが、AIの学習能力や技術の進歩とともに改善されつつあります。
操作に慣れず手間が増えたと感じる
AI-OCRシステムを導入するときは、操作に慣れるまでに時間がかかったり、一時的に従来のツールと並行して利用したりせねばならず、手間が増えたと感じることがあります。
新しいテクノロジーに不慣れなスタッフが多い環境では、業務の遅延を招く場合もあるでしょう。
特にシステムが複雑な場合、日常的な操作が煩雑になり、期待される効率化が得られないことも。
この問題は必要に応じてリソースを追加したりｍ時間をかけて説明したりすれば徐々に改善されますが、導入初期はストレスがかかりやすいでしょう。
費用対効果が不明確
AI-OCRで業務を効率化できたとしても、適切に効果検証しなければ費用対効果はわかりません。
感覚的には「便利になった」「効率が上がった」と感じるかもしれませんが、これを数値で具体的に示さなければ、真の費用対効果は見えてきません。
この問題を解決するには、業務プロセスを可視化し、具体的な数値で示す必要があります。
たとえば、AI-OCRの導入前後でどれだけ人件費が削減されたか、どれだけヒューマンエラーが減少したかを数値で示すことで、効果を明確に検証できるでしょう。
また、AI-OCRのイニシャルコストとランニングコストを明確に把握し、数値化した削減コストを照らし合わせることで、費用対効果を評価できます。
費用対効果が不明瞭と感じる場合は、AI-OCRに関連するコストと業務効率化によって得られる削減効果を検証すると、費用対効果をはかりやすくなるでしょう。
既存のシステムと連携できない
AI-OCRが使えないと感じられる原因のひとつとして、既存システムとの互換性の問題が挙げられます。
特にもともと使用しているシステムが古い場合、AI-OCRとの統合には技術的な課題が発生しやすいでしょう。
たとえば、経理システムが古くて最新のAPIに対応していない場合、AI-OCRシステムからデータを直接受け取れず、手動でデータを転記しなければならない場合があります。
このような場合は「手段が変わっただけで手間は変わらない」と感じる場合もあるでしょう。
システム間の連携不足は業務の自動化を妨げ、導入のメリットを十分に生かせない原因となります。
AI-OCRを導入するときは、既存のシステムを刷新したり、既存システムと連携する方法も合わせて検討すると、より業務の効率化をはかりやすくなるでしょう。
AI-OCRで効率化できる業務内容
AI-OCRを効果的に活用するには、どのような課題や悩みを解決したいのかを明確にすることが大切です。
AI-OCRを導入するだけで業務を効率化できる場合もありますが、システムにも向き・不向きがあります。
具体的にどのように課題を解決したいのか明確になっていないと、効果を感じにくいでしょう。
AI-OCRを導入するときは、やみくもに導入するのではなくAI-OCRの特性を活かして、時間がかかるデータ入力や文書処理の自動化に焦点を当てれば、効果を得られやすくなります。
次にAI-OCRで効率化できる業務例を紹介するので、参考にしてください。
定形フォーマットの書類を整理する
AI-OCRで効率化できる業務内容のひとつが、定型フォーマットがある書類の処理です。
注文書や申込書などフォーマットが標準化された文書の入力や管理にAI-OCRを活用できれば、ヒューマンエラーを大幅に減少できるだけではなく、文書の検索性とアクセスを向上させるなど、多くのメリットが得られます。
たとえば、紙ベースの注文書に基づいて、専用システムに入力し、原本をファイリングしていた場合、AI-OCRを導入すれば注文書をスキャンするだけで専用システムに情報を転送できます。
また、注文書はデジタルデータで保管できるため、物理的なファイリングの手間も省けます。
このようにAI-OCRを導入すれば、企業は時間とコスト、スペースの節約ができ、より価値の高い業務にリソースを集中できるようになるでしょう。
- 手作業による入力エラーを削減
- 文書の検索性アップ
- アクセス性の向上
- 書類の保管場所の削減
- ファイリング業務の効率化
データ入力が多い書類を入力・管理する
AI-OCRは入力が多い書類の処理にも効果を発揮します。
たとえば、勤怠管理など入力や計算・更新作業が多い業務にAI-OCRを活用すると、入力作業を大幅に削減できます。
AI-OCRを活用すれば、従業員の出退勤データから給与計算や残業代を自動で算出できます。
さらに既存の人事管理システムと連携させれば、変換したデジタルデータをシステムに自動転送できるので、作業効率が格段に上がるでしょう。
勤怠や人事管理は査定や給与にも影響するので入力ミスは重大なトラブルを引き起こす可能性があります。
AI-OCRを活用すれば、ヒューマンエラーによるトラブルも減らせるでしょう。
「AI-OCRは使えない」と判断する前にできること
AI-OCRを適切に活用すれば、さまざまな効果を期待できます。
AI-OCRの導入を検討している方は、まず現状の課題をピックアップし、業務フローのどこにAI-OCRを活用したいのか検討しましょう。
そして、AI-OCRの導入による費用対効果を正確に評価するための基準を設定します。
既にAI-OCRを導入している場合やどのように活用したらよいかわからない場合は、専門家に相談してみると解決策がみつかる可能性があります。
AI-OCRは使えないと判断する前に次に紹介する内容を確認し、適切な準備とサポートがあれば、その価値と効果を最大限に活かせるでしょう。
課題点を見つけて業務フローを見直す
AI-OCRの導入は業務の効率化を図るためには欠かせないツールですが、その効果を活用するには適切な準備が必要です。
まずは現在の業務フローを詳細に分析し、改善すべき課題点を特定することから始めましょう。
特にデータ入力や文書管理のような繰り返し行われ、時間を要するタスクはAI-OCRによる自動化に最適です。
これらのタスクを自動化することで、手入力によるミスを減らし、処理速度を向上できるでしょう。
このように業務の課題を明確にすることによって、どの業務プロセスにAI-OCRを適用すれば効果的か判断できるようになります。
AI-OCRの導入を検討する際は、効果的な結果を得るために、現在の業務フローの見直しを最初のステップとして行うことがおすすめです。
このアプローチによって、業務の自動化と効率化の両方を実現し、企業の生産性を大幅に向上できるでしょう。
費用対効果をはかる評価基準を作る
AI-OCRの費用対効果をはかるために、評価基準を設定するとよいでしょう。
たとえば、導入前と導入後の人件費削減額、処理時間の短縮、エラー発生率の低下など、明確な数値を用いて評価することで、効果を測定できます。
これにより、AI-OCR導入の経済的メリットを把握し、ROI（投資収益率）を計算して、投資の価値を判断できます。
適切な評価基準を設けることで、AI-OCRの導入が経済的に合理的かどうかを明確に判断できるようになります。
専門家に相談してみる
AI-OCRをどのプロセスに活用するか、どうすれば効果を出せるか不安な場合は、専門家に相談してみましょう。
第三者に相談することで、内部では気づきにくい改善点が見つかる可能性があります。
カイゼン・エンジニアリングでは、各企業の業務プロセスを詳細に分析し、AI-OCRを活用して効率化を図る具体的な戦略を提案します。
たとえば、手間と時間がかかる請求書の処理や勤怠管理の自動化など、特定のニーズに合わせたカスタマイズもできます。
さらに、専門家に相談することでトラブルを事前に回避でき、既存のシステムとの連携を考慮した提案を受けられる場合もあります。
新しいシステムを導入したけど、より効率よく運用するには、また違うシステムを入れないといけない。
一部は自動化できたけど既存のシステムと連携できず、結局手作業が増えた。
このように後からトラブルや手間が見えてくるケースもあります。
予め専門家に相談し、業務フローのトータルを把握した上でAI-OCRを導入すれば、コストを無駄にすることなく、投資の回収期間を短縮しやすくなるでしょう。
カイゼン・エンジニアリングでは、各業界の特性を理解した上で、実現可能な方法で、実践的な解決策を提供します。
AIを含むデジタルは技術の進化が目まぐるしいので、日常業務をしながら、新しい技術を学び、業務に取り入れることは容易ではありません。
AI-OCRを導入するときや、導入後にうまく使えないと感じたときは、専門家に相談してみましょう。
AI-OCRが使えないと感じたときはシステムを見直してみよう！
AI-OCRは業務の効率化とデジタル化を推進する強力なツールですが、識字率が低かったり手間がかかってしまったりして「使えない」と感じることもあるでしょう。
AI-OCRが使えないと感じたときはシステムや運用方法を見直すと、使えるようになる可能性があります。
システムやサービスを選ぶときは、精度の高さや使いやすさ、既存のシステムとの連携などを確認するのが大切です。
あなたの企業に合ったシステムを選んで、業務効率の改善に役立ててみませんか？
カイゼン・エンジニアリングでは、お客さまの業務内容や既存システムを詳細に分析し、AI-OCRを効果的に活用できるソリューションを提供しています。
既にAI-OCRを導入されていて、既存システムとの連携に悩んでいる場合は、それを改善する方法を提案することも可能です。
カイゼン・エンジニアリングでは文書管理からデータ入力プロセスまで、業務に最適なカスタマイズをし、業務の自動化と最適化の提案をしています。
相談や問い合わせは無料なので、お気軽にお問い合わせください。